キャンペーンを企画する際に不可欠なのが「キャンペーン事務局」です。問い合わせ対応や応募管理など、さまざまな業務に対応するためには、キャンペーンを運営する事務局の設置が必要となります。しかし、自社でキャンペーン事務局を運営するとなると、かなりのリソースを割かなくてはなりません。本記事は、キャンペーン事務局を自社で設置するのが難しい企業に向けて、おすすめの事務局代行サービスを紹介します。

 

キャンペーン事務局とは

 

 

キャンペーン事務局とは、割引イベントや懸賞企画などを運営する団体です。施策を企画したり、景品やハガキの処理をしたりします。キャンペーン事務局を立ち上げる事例としては、以下のケースがあります。

 

キャンペーン事務局が必要になるケース

 

●懸賞・プレゼントキャンペーン

●割引キャンペーン

●キャッシュバックキャンペーン

●クーポン配布キャンペーン

●販促イベントキャンペーン

●SNS投稿キャンペーン

●ファンクラブ事務局

 

ファンクラブを運営するために、事務局を立ち上げるケースもあります。スポーツ団体（プロ野球・バスケットボール・サッカーなど）のファンクラブに多い事例です。

 

 

キャンペーン事務局の業務内容

 

 

 

 

キャンペーン事務局の業務は多岐に渡ります。これからキャンペーンを企画しようと考えている方は、以下の内容を参考にして、どんな流れで業務を進めるべきかを考えておきましょう。

 

 

 

企画

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キャンペーンの企画は、特に重要な業務です。企画の内容によってどういった反応が得られるかが大きく異なるので、市場データや商品・サービス特性などをふまえて慎重な判断が求められます。企画では、以下の内容を定めていきます。

 

企画段階でやるべき内容

 

●市場調査

●ターゲット選定

●全体スケジュールの作成

●顧客対応体制の整備

●景品選定

●マニュアル作成

 

キャンペーンを企画する際は、まず市場調査やターゲットの選定など、マーケティングにおける基礎的な作業を進めていきます。各データをふまえてキャンペーンの大枠を考えたら、全体的なスケジュールや景品、顧客対応体制の整備などに進みましょう。また、キャンペーンは「景品表示法」に抵触しないよう注意が必要です。景品選定や顧客対応において、法律やコンプライアンスに反しないよう、マニュアル作成も必ず行ってください。

 

 

 

景品準備

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企画が完了したら、景品の準備をします。仕入れ業者の選定をする前に、まず景品表示法違反にならないかを改めて確認しましょう。以下では、多くのキャンペーンが該当する「一般懸賞」における景品の規定事項を紹介します。

 

一般懸賞の定義

●商品・サービスの利用者に対し、くじ等の偶然性、特定行為の優劣等によって景品類を提供することです。

 

 

懸賞による取引価額	一般懸賞における景品類の限度額
	最高額
5,000円未満	取引価額の20倍 （総額は懸賞に係る売上予定総額の2％）
5,000円以上	10万円 （総額は懸賞に係る売上予定総額の2％）

 

引用：事例でわかる景品表示法｜消費者庁

 

例えば、応募者の一部に景品を送付する場合は一般懸賞に該当します。逆に、応募者全員サービスや商品全てに景品を付ける場合は「総付景品」に、お祭りや商店街などのイベントであれば「共同懸賞」に該当します。それぞれ景品の上限額が異なりますので、景品を選定する際は必ず確認しましょう。

 

 

応募管理

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SNS投稿やハガキで応募してもらう場合、キャンペーン事務局が応募管理を行います。具体的な業務は以下のとおり。

 

応募管理業務の例

 

●応募ハガキの受取

●応募者データの入力（氏名、住所等）

●抽選

●当選者への連絡

 

 

ハガキの場合は、紙情報を電子化する「データ入力作業」が必要になります。データ入力はかなりの時間がかかるので、外注するケースも少なくありません。データをひとつひとつ入力するのが手間なだけでなく、漢数字が混ざっていたり、都道府県が省略されていたりして、ルールを揃えて電子化するのにスキルが必要なためです。

 

SNS上でのキャンペーンに関しては、集計ツールが豊富にあり、データ集計を効率化しやすくなっています。しかし、気軽に応募できるゆえに適切な応募がされていないケースが多く、集計や抽選に苦慮する事例も少なくありません。

 

 

景品発送

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当選者が確定したら、景品の発送を行います。景品発送に関しては、住所や氏名、発送物などにミスがないかを慎重に確認しましょう。特に「A賞・B賞・C賞」と景品が複数ある場合は、発送物の取り違えや発送先の登録ミスがないように、必ずダブルチェックを行ってください。

 

また、梱包に関しても細心の注意を払いましょう。景品が特別な品で、運送事故が発生してしまい代替品を用意できなくなる可能性もあります。開けたときに当選者が嬉しい気持ちになるよう、丁寧かつきれいな梱包を心がけてください。

 

 

 

問い合わせ対応

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顧客からの問い合わせに対応するのも、キャンペーン事務局の業務です。キャンペーンに関する質問はおおよそ決まっているので、企画段階で回答マニュアルを作成しておくことをおすすめします。回答マニュアルには、回答だけでなく「この質問には答えられない」というNG質問をまとめておくようにしてください。

 

問い合わせ対応の体制は、電話窓口を設置するのか、SNSやメールのみで対応するのかによって大きく変わります。電話窓口を設ける場合は、専用ダイヤルを設置する必要があるかも確認しましょう。

 

 

 

キャンペーン事務局を委託するメリット

 

 

キャンペーン事務局を自社で運営すると、かなりの業務負担が発生します。そのため、キャンペーン事務局を外部企業に委託するケースも少なくありません。キャンペーン事務局の運営が負担に感じている場合は、ぜひ外部委託も検討してみましょう。以下ではキャンペーン事務局を委託するメリットを3つ解説します。

 

 

コスト削減

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キャンペーン事務局を代行会社に委託すると、結果としてコスト削減になります。委託せず社員にやらせたほうが、コストはかからないと考える方もいらっしゃるかもしれません。しかし、事務局運営に慣れている専門業者のほうが、業務効率がよく社員がやるよりも費用対効果が高まります。自社で運営した場合にかかる人件費よりも、委託費用のほうが安く上がる可能性が高いのです。

 

 

また、キャンペーン事務局代行のほうが業務効率がよいので、業務時間の短縮も期待できます。時間やコストを削減して、ほかの業務にリソースを割けるようになるのは委託の大きなメリットです。

 

 

 

 

リスク軽減

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キャンペーン事務局を運営する場合、膨大な顧客情報を管理しなくてはなりません。そのため、徹底したセキュリティ対策が必要になります。パソコンのセキュリティ対策だけでなく、作業に従事する社員の入退館管理や、作業環境への監視カメラの導入なども検討しなくてはなりません。

 

 

また、抽選や景品発送にあたっては、ヒューマンエラーが発生しないような対策も必要になります。情報漏洩や誤発送などのリスクを軽減し、より安全に施策を進められるのも、キャンペーン事務局代行に依頼するメリットです。

 

 

 

対応力の向上

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キャンペーン事務局代行は、豊富なノウハウや対応時間の長さも魅力です。さまざまなキャンペーンにおける業務経験があるので、顧客からの問い合わせにも柔軟に対応できます。また、自社で運営するよりも問い合わせ対応時間を長くできるので、より多くの問い合わせに対応できるようになるのも強みです。

 

 

クレームがあった際にも、経験豊富なスタッフが適切に対処してくれるため、企業のイメージや信頼をできる限り傷つけず解決できます。スムーズに最適な顧客対応をしてもらえるのも、キャンペーン事務局を委託するメリットです。

 

 

 

キャンペーン事務局委託会社を選ぶときのポイント

 

 

キャンペーン事務局委託会社にはさまざまな会社があるので、何を見て比較すればよいか分からないと悩む方も多くいます。以下では、キャンペーン事務局委託会社を選ぶときのポイントを3つ紹介しますので、会社選びの参考にしてください。

 

 

 

セキュリティ

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顧客情報を扱うので、セキュリティ対策が徹底されているかは非常に重要なポイントです。情報管理に問題はないか、事務局の入退館管理（セキュリティカードの導入）はされているか、監視カメラが導入されているかなどは必ず確認しましょう。

 

 

また「プライバシーマーク」や「ISO27001」をはじめとしたセキュリティ関連資格を取得している会社は、情報管理がしっかりしていると判断できます。取得している資格は各会社の公式ホームページに記載がありますので、あわせて確認しましょう。セキュリティに関する言及があまりない企業の場合は、顧客情報を預けて問題ないのかを慎重に判断してください。

 

 

 

 

対応スタッフのレベル

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お客様にとっては、自社社員も代行会社社員も同じ「〇〇会社の人」です。顧客対応をするスタッフは会社の顔になるので、対応スタッフの対応レベルが問題ないかも確認しましょう。対応スタッフのレベルが低いと、トラブルが発生しやすくなり、会社の信頼を大きく傷つける事態に発展するリスクがあります。新規顧客開拓やコアファンの獲得をしたかったのに、むしろ顧客を減らす可能性があるのです。

 

 

対応スタッフのレベルが高ければ、スムーズな事務局運営が期待できます。キャンペーンを通してしっかりとファンを獲得するために、対応スタッフのレベルも必ず確認しましょう。

 

 

 

 

対応範囲

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キャンペーン事務局委託会社によって、業務対応範囲はまったく異なります。キャンペーン事務局は、データ入力・コールセンター・顧客情報管理・景品発送などさまざまな業務を行わなくてはなりません。事務局業務のほとんどを委託したい場合は、対応範囲の広い委託会社を選ぶようにしてください。

 

 

 

対応範囲の狭い会社を選んでしまうと、コールセンターはA社、発送代行はB社、データ入力はC社といったかたちで、さまざまな会社と別々に連絡をとらねばならず、業務負担が増えてしまいます。契約金額も割高になってしまいかねません。業務効率や費用対効果の面から、対応範囲の広さは非常に重要です。

 

 

 

 

 

キャンペーン事務局代行会社4選

 

 

キャンペーン事務局代行サービスはさまざまな会社が提供しています。会社ごとに対応している業務やセキュリティ対策が異なるので、自社が依頼したい内容に合わせて選びましょう。以下では、おすすめのキャンペーン事務局代行会社を4社紹介します。

 

 

データセレクト

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弊社データセレクトでは、キャンペーン事務局代行を行っております。弊社の強みは、業務範囲の広さと徹底したセキュリティ対策です。コールセンター・データ入力・アンケート集計・発送代行など幅広い業務代行を行っていますので、ご要望に応じて最適なサービスをご提案します。イベント告知業務にも対応していますので、キャンペーンの告知から景品発送まで全てをご依頼いただくのも可能です。

 

 

また、弊社はプライバシーマークやISO27001を取得するとともに、セキュリティカードによる入退館管理や監視カメラによる社内チェックを徹底しております。お客様の大切な情報をしっかりと管理いたしますので、安心してご依頼ください。

 

 

 

データセレクトのキャンペーン事務局代行の詳細はこちら

 

 

 

 

 

 

マインドシェア

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株式会社マインドシェアは、マーケティング施策に関する幅広いサービスを提供している会社です。商業マーケティングの領域では、リサーチ・イベント・コンサルティング・プロモーション・コミュニケーションデザインなど幅広い業務に対応しています。

 

 

キャンペーン事務局代行においては、オープン・クローズド・はがき・Web・SNSと各種キャンペーンに対応可能です。プライバシーマークを取得しているので、セキュリティ面でも不安なく依頼できます。

 

出典：キャンペーン事務局代行サービス｜株式会社マインドシェア

 

 

 

 

 

アグレックス

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株式会社アグレックスは、業務プロセスの変革サポート事業を展開している会社です。BPOやコンサルティングだけでなく、システム開発やツール提供なども行っています。テクノロジーの力でビジネス課題を解決していくのがアグレックスの強みです。

 

 

キャンペーン事務局代行においても、キャンペーンをフル活用していくためのデータ分析まで対応しています。各工程の専門家によるスムーズな業務と、テクノロジーを活かした分析力がアグレックスの魅力といえます。

出典：キャンペーン事務局代行サービス｜株式会社アグレックス

 

 

 

 

Dline

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株式会社デジタルラインが提供する「Dline』は、柔軟性の高さとセキュリティ対策の徹底度が魅力のキャンペーンシステムです。キャンペーン事務局代行も提供しており、開設準備から状況報告までワンストップで対応しています。

 

 

一部業務のみ代行するのも可能なので、例えば問い合わせ対応は自社、その他はDlineに委託といった依頼も可能です。柔軟性の高いサービスをお探しの方におすすめします。

 

出典：Dlineとは｜株式会社デジタルライン

 

 

 

まとめ

 

キャンペーンを行うのに必須の事務局ですが、業務内容が多岐にわたるため、自社の社員が全ての作業を行うのは困難なケースが少なくありません。人材やスキルなどの面から、自社でキャンペーン事務局を設置するのが難しい場合は、事務局代行会社を利用しましょう。

 

キャンペーン事務局代行サービスをお探しの方は、ぜひ弊社データセレクトにお問い合わせください。コールセンター・データ入力・景品発送など幅広い業務に対応可能です。セキュリティ対策を徹底した環境で、各業務の専門スタッフが丁寧に作業をいたします。キャンペーン事務局の設置にお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

 

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