健康診断結果を紙で管理していて、活用ができていない企業は少なくありません。また、保管スペースやセキュリティ対策に苦戦している会社も多く、ペーパーレス化の流れも相まって、どうすれば良いか頭を悩ませている担当者もいるでしょう。健康診断結果の管理コスト削減や、利活用の推進をしていきたい場合は、データ化するのがおすすめです。

 

本記事では、健康診断結果のデータ化を代行してくれるおすすめの会社を6社紹介します。データ化するメリットや、代行会社の選び方なども解説していくので、ぜひ参考にしてください。

 

健康診断結果のデータ化が重要な理由

 

 

昨今は、健康診断結果のデータ化を進める動きが加速しています。以下では、データ化が重要視されてきた背景を2つのポイントに分けて解説しますので、参考にしてください。

 

 

マイナポータルの活用

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政府は、マイナンバー制度を活用して医療情報にアクセスできる体制作りを進めています。制度活用の一環として、マイナポータルで健康診断結果や薬の処方情報などを確認できるようになりました。マイナポータルは、政府が運営するマイナンバー関連サービス用のWebサイトで、各種申請や個人情報の閲覧などができます。

 

マイナポータルへ健康診断結果を提供し、社員が閲覧できる環境を整えるためには、医療機関や事業主が連携して、健康診断結果のデータ化をスタンダードにしていく必要があります。

 

 

 

 

健康診断結果のルール変更

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2020年8月28日に労働安全衛生関係法令の改正があり、健康診断結果の個人票について、医師の捺印が不要となりました。定期健康診断だけでなく、全ての健康診断に関する改正です。

 

これまでは、医師の捺印が必要だったために、健康診断結果のペーパーレス化が難しい状況でした。電子データで管理しようとしても、一旦は紙で出力し医師の捺印をもらわなくてはならなかったためです。しかし、捺印が不要になったために、今までより簡単にペーパーレス化を進められるようになりました。

 

 

 

 

健康診断結果のデータ化のメリット

 

 

健康診断結果のデータ化をしたほうが良いと思いつつ、まだ移行作業ができていない場合は、メリットを把握するのがおすすめです。以下のポイントをおさえつつ、データ化すべきかどうかを考えてみてください。

 

 

コスト削減

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健康診断結果を紙で管理すると、非常にコストがかかります。紙を保管するスペースがかかるのはもちろん、セキュリティ上の管理コストもかかるためです。また、紙資料は探すのに手間がかかるため、業務効率が落ちる原因となり、結果として人件費が無駄にかかってしまう原因にもなります。

 

健康診断結果をデータ化すると、保管場所の賃料やセキュリティ対策コストが削減できます。保管サーバーは必要ですが、既存の会社サーバーとセキュリティ対策でまかなえるケースがほとんどです。資料の検索もしやすくなり、業務効率の向上による人件費削減も期待できます。

 

 

 

紛失や流出リスクの低減

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健康診断結果をデータ化すれば、紛失や流出のリスクを低減できます。紙で診断結果を管理していると、資料の出し入れや移転などがあった際に紛失する可能性があります。また、管理状況によっては外部に流失してしまう可能性もゼロではありません。

 

健康診断結果をデータ化しておき、セキュリティ対策を徹底しておけば、紛失や流出のリスクを低減できます。クラウドサーバーで管理する場合でも、制限をかけておけば、アクセスのしやすさとセキュリティリスクの低減を両立できます。ただし、情報の管理状況によっては紙よりも紛失・流出リスクが高まってしまう可能性があるので注意が必要です。

 

 

 

健康状況の把握・分析

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健康診断結果をデータ化しておくと、集計がしやすくなり、社員の健康状況を把握しやすくなります。紙だと、結果を集計するのに手間がかかり、結果の活用がしにくくなります。健康問題による休職や離職を防ぐことが遅れるかもしれません。

 

データとして結果を保管しておけば、それぞれの社員の健康状況や、部署ごとの傾向などを把握しやすくなります。結果として、健康問題によるトラブルを防ぎ、業務効率を高めることが可能です。結果を受けて働き方を改善し、以前よりも健康な働き方を実現させられる可能性もあります。

 

 

 

 

健康診断結果データ化の代行会社の選び方

 

 

健康診断結果をデータ化する代行会社は豊富にあるため、自社に最適な会社を選ぶのが難しく感じる方も少なくありません。以下では、代行会社を選ぶ際のポイント3つを紹介しますので、会社選びに役立ててください。

 

 

 

セキュリティ

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健康診断結果は、重要な個人情報です。通信セキュリティだけでなく、作業場の管理体制や、セキュリティについての社員教育なども徹底されている会社を選びましょう。サーバーのセキュリティ対策や、携帯電話の持ち込み可否、監視カメラや入退館管理システムの導入状況などを確認しておくのがおすすめです。

 

また、プライバシーマークやISO27001といったセキュリティ関連資格を取得しているかも、重要な判断ポイントになります。上記の資格を取得している代行会社は、セキュリティに対する意識が高く、安心して個人情報を預けられるといえます。

 

 

 

対応力

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ただデータ化するだけでなく、利活用しやすい形式にまとめる作業まで行う対応力があるかも、代行会社を選ぶ際のチェックポイントです。健康診断結果は、医療機関によって形式がバラバラで、そのままだとうまく活用できません。書式の違う結果用紙をまとめあげ、活用しやすい書式にまとめてくれる代行会社に依頼するのがおすすめです。

 

また、新旧データの統一や誤った情報の訂正などを行う「データクリーニング」や、健康診断結果の集計などまで行える代行会社だと、さらにデータを活用しやすくなります。専門の集計スタッフがいる代行会社だと、健康診断結果をどう活用すべきかまでアドバイスをもらえるので非常におすすめです。

 

原稿がバラバラでも大丈夫！健診結果の入力

 

 

 

 

正確性

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健康診断結果はさまざまな数字を扱うため、ケタや小数点の位置などを間違いやすいとされています。しかし、ほんの少し数字が違うだけでも、結果が大きく変わってしまうため、どれだけ正確に代行作業をしてくれるかは非常に重要なポイントです。

 

正確性の高い専門のスタッフがいるか、そしてミスが発生しても気付ける体制が整っているかは、必ずチェックしましょう。複数人で入力作業を行っていたり、1人で何回か入力を行ったりしている会社だと、どこかでミスが発生しても検知しやすく、結果として正確性も高くなります。

 

 

 

 

健康診断結果のデータ化を依頼できる会社6選

 

 

健康診断結果のデータ化サービスは、それぞれ強みが異なります。以下で、特におすすめしたいデータ化代行会社を6社紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

 

データセレクト

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弊社データセレクトでは、健康診断結果をはじめとした、さまざまな書類のデータ化を代行しております。常時70名以上の専門スタッフがおり、小ロットから大量のご依頼まで対応可能です。ベリファイ入力（2回入力）や、2回入力後に元データとの照合まで行うコンペア入力、トリプル入力（3回以上の入力）など、精度を高めるためのさまざまな入力手法に対応しています。

 

健康診断結果に関しては、さまざまな書式を統一してデータ化することが可能です。報告書の作成・結果集計・データ管理・CSVファイル作成・XMLファイル作成・資料作成などにも対応しており、CSVやXMLは各健保や事業所、協会けんぽなどに合わせた書式で作成することもできます。

 

作業所には、24時間稼働の監視カメラと入退館管理システムを導入し、携帯持ち込み制限も実施している環境です。プライバシーマークとISO27001も取得し、社員教育も徹底しておりますので、セキュリティ面が心配な方も安心してご依頼ください。

 

データセレクトの健康診断結果のデータ化サービスの詳細

 

 

 

 

ジイズスタッフ

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株式会社ジイズスタッフの健康診断結果データ化サービスは、納品形式の幅広さが特徴です。通常のデータ化作業だけでなく、既存の健康管理システムに登録できるデータに編集をして納品するのも可能となっています。また、紙の診断結果をPDF化し、ファイル名付けやフォルダ仕分けなどを行ったうえで納品するのも可能です。

 

データ化にあたっては、単位や判定基準のばらつきを統一して処理する作業も行ってくれます。ただテキストデータに変換するのではなく、データを整理したうえで、既存システムでも使いやすいように編集して納品してほしいと考えている企業にはとてもおすすめできます。

 

出典：健康診断結果データ化サービス｜株式会社ジイズスタッフ

 

 

 

 

ノシクミ

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ノシクミ株式会社は、さまざまなデータの入力代行サービスを行っています。なかでもノシクミプラスのサービスでは、健康診断結果のデータ化に対応しており、企業が抱えるDX化できない領域でのデータ化をAIで解決するのが特徴的です。

 

自社開発した「bpostudio」を活用し、進捗状況の可視化や精度を高めたAIのダブルチェックなどによりデータ処理業務を行っています。健康診断結果データ化以外にも名刺データの入力や工事報告書入力、ミルシート（鋼材検査証明書）のデータ化などのデータ処理の相談も可能です。自社のデータ入力を簡素化したい企業におすすめのサービスと言えるでしょう。

 

出典：bpostudioの特徴｜ノシクミ株式会社

 

 

 

 

SCSKサービスウェア

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SCSKサービスウェアは、コンタクトセンター・マーケティング・IT運用をはじめとした、さまざまなバックオフィス業務の代行サービスを展開している企業です。健康診断結果のデータ化サービスでは、独自のシステムと、これまで培ってきた診断書データベースなどを併用し、自動でデータ化できるシステムを構築しているのが特徴的です。さらに、機械学習技術を用いた読み取りツール「AI-OCR」を用いて、より高効率かつ高精度なデータ化システムを確立しているのも特徴です。データベースのメンテナンスや、データ活用に関する相談などにも対応しています。

 

出典：健診DX（健康診断書のデータ化サービス）｜SCSKサービスウェア

 

 

 

 

ワークス

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株式会社ワークスの健康診断結果データ化サービスは、精度向上の取り組みが徹底されている点が魅力です。入力作業は経験豊富なキーパンチャーが担当するため、納期と精度の面で信頼度の高いサービスとなっています。また、2名で同じ情報を入力するベリファイ入力や、チェックプログラムの導入、マスタ照合などによって、徹底的にミスをなくす工夫がされています。

 

セキュリティ面では、プライバシーマークを取得するとともに、JIS Q 15001を遵守したサービス運用がなされています。信頼性や精度の高さを重視する方におすすめです。

 

出典：健診電子化サービス｜株式会社ワークス

 

 

 

 

シップス

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株式会社シップスの健康診断結果データ化サービスは、豊富な医療期間実績が魅力です。3,500以上の医療機関において、結果票をデータ化してきた実績があります。セキュリティや精度の面で信頼できるのはもちろん、さまざまな医療機関の書式にも対応できます。

 

データ化では、数値基準の統一化も依頼できます。医療機関ごとにバラバラな基準を統一できるので、健康管理システムでの情報活用がしやすくなるのも特徴です。信頼性や納品されたデータの利便性などを重視される方におすすめします。

 

出典：健康診断結果データ化について｜株式会社シップス

 

 

 

 

おまかせDATA入力

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株式会社誠勝の「おまかせDATA入力」は、パートナー企業との連携によって短納期・低予算で高品質なサービスを提供しているのが特徴です。44項目の診断結果500枚であれば、最短3営業日で対応しています。入力精度は最高で99.96%となっており、安く短納期だから雑といったこともありません。

 

セキュリティ面ではプライバシーマークを取得するとともに、監視カメラやオートロックなどのシステム、秘密保持契約や協力会社とのNDA契約の締結などを通じて、徹底した対策を講じています。個人情報でも安心して預けられるのも魅力的です。

 

出典：健診票・質問票データ化サービス｜株式会社誠勝

 

 

 

 

 

まとめ

 

 

健康診断結果をデータ化すれば、業務効率化とコスト削減を実現できます。しかし、自社でスキャンやデータ入力を行うのは非常に大変です。高精度かつ短納期でデータ化をすすめたい場合は、代行会社への依頼も検討してみてください。

 

健康診断結果のデータ化をご検討中の方は、ぜひ弊社データセレクトにお問い合わせください。書式がバラバラだったり、少量・大量の依頼であったりしても、柔軟に対応できる体制を整えております。相談だけでも構いませんので、まずはお気軽にお問い合わせください。

 

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