昨今、窓口対応や証明書交付などを民間に委託する自治体が増えています。人口減少・人件費高騰などによって人材の確保が困難になっている場合は、積極的に代行サービスを導入するのがおすすめです。

 

本記事では、自治体が民間委託できる業務について、おすすめの企業を4社ご紹介します。民間委託の具体的な事例や、委託会社の選び方なども解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

自治体の民間委託とは

 

 

自治体の民間委託とは、公共サービスを民間の代行業者に委託することです。人材の確保が困難な場合や、民間業者のノウハウを活用して業務効率化をしたい場合などに用いられます。

 

昨今は、少子化および人口減少によって税収が減少しており、公共サービス継続のための財源確保が困難になっている自治体が少なくありません。そのため、低予算で高品質な公共サービスを提供するために、民間委託を選択する自治体が増えています。

 

経済産業省大臣官房会計課では「委託事業事務処理マニュアル」を作成しており、地方自治体のみならず官公庁でも利用が増えていることが分かります。

 

2018年頃は大半の地方自治体が導入検討もしていませんでしたが、2020年以降は新型コロナウイルスワクチンの関連業務が劇的に増加し、民間委託を採用する自治体が増加しました。民間委託市場は2020年度の約1,101億円から2021年度の約2,695億円まで拡大しています。

 

出典：委託事業事務処理マニュアル｜経済産業省大臣官房会計課

地方公共団体における民間委託の現状｜みずほ総合研究所

自治体業務アウトソーシング市場に関する調査を実施（2022年）｜矢野経済研究所

 

 

 

 

自治体が民間に委託できる業務

 

 

自治体が民間に委託できる業務としては、支援金関連業務・窓口業務・調査業務・検診受付・イベント運営などがあげられます。以下では、それぞれ具体的にどういった業務を依頼できるのか、詳しく解説します。

 

 

 

支援金関連業務

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支援金・補助金・助成金などに関する申請対応を委託できるサービスです。昨今は、ガソリン価格高騰やコロナ関連などの補助金・支援金申請を受け付ける自治体が増えています。申請の受け付けをする場合、電子申請の確認・郵送物の受け取りや開封・申請内容の確認や審査・問い合わせメールや電話への対応など、さまざまな業務を処理しなければなりません。

 

支援金制度は支給条件や申請書類などが複雑で、自治体職員も内容を正しく把握しきれていないケースがあります。支援金関連業務を専門の代行会社に委託すれば、自治体職員の負担を最低限にした状態で、健全な制度運営ができます。

 

 

 

窓口業務

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税金や社会保険料の問い合わせ、証明書の発行といった窓口業務も、民間に委託できます。メール対応だけでなく、電話対応も委託することが可能です。

 

自治体職員が電話対応をする場合、問い合わせが多いと通常業務が滞ってしまいます。また、税金や社会保険料は制度内容が複雑で、対応までに時間がかかるケースが少なくありません。場合によっては、誤った回答をしてしまいトラブルになる可能性もあります。

 

窓口業務を民間に委託すれば、専門スタッフが正確な対応をしてくれるので、トラブルを減らす効果が期待できます。

 

 

 

調査業務

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電話調査やアンケートなども、代行会社に委託できます。自治体が調査を行う場合、規模がかなり大きくなるため、職員だけでは実施しにくいのが現状です。専門業者に委託すれば、規模の大きな調査業務でも短期間で行えます。

 

専門スタッフのいる代行会社であれば、調査票の発送や電話調査だけでなく、集計や分析まで依頼できます。調査の目的にあわせて最適な方法で分析を行い、レポートを提出してくれるので、調査結果を活用しやすくなるのもメリットです。

 

 

 

 

 

健診受付

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代行会社によっては、自治体が行う検診の受付にも対応しています。検診を実施する際は、問い合わせに対応するだけでなく、医療機関への予約手配・受診券の発行と発送・医療機関からの請求処理・予約や検診結果データの管理など、業務内容が多岐にわたります。

 

代行会社に依頼すれば、コールセンター業務・データ管理・医療機関との連携・検診結果の分析などさまざまな業務を行ってくれます。セキュリティ対策を徹底している代行会社であれば、安心してデータ管理を委託できるのも魅力です。

 

 

 

 

イベント運営

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自治体が主催するイベントの運営も、民間に委託できます。専門家向けシンポジウムやフォーラム、市民向けフェアなどさまざまなイベント運営の依頼が可能です。予約対応から郵送物の発送、当日の運営などを依頼できます。

 

代行会社によっては、イベントに必要な印刷物のデザインや印刷まで依頼できます。ポスターを作りたい、当日に配布するパンフレットを制作したいといった場合も、併せて依頼できて非常に便利です。

 

 

 

 

自治体の民間委託事例

 

 

民間委託をした前例がないために、導入イメージがつかめず不安になる担当者も少なくありません。以下では、自治体が民間に業務委託をした事例を2つ紹介します。業務委託サービスの利用を検討されている方は、ぜひご覧ください。

 

 

東京都足立区

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東京都足立区では、戸籍や住民票などの証明書窓口業務を民間企業に委託し、サービス品質の向上とコスト削減を実現しました。サービス品質に関しては、業務委託に伴って窓口や番号発券機を増設するとともに、体制強化や利便性の向上といった効果があったとしています。業務委託によって年間2,500万円、5年2か月の累計で1億3,000万円のコストメリットがありました。

 

なお、トラブル発生時に区職員が委託業者へ直接指示をしていたため、業務委託でなく派遣労働にあたるといった指摘があり、2014年に一部の業務を区に戻す対策をしています。

 

出典：【東京都足立区】 戸籍・住民票等証明窓口業務の民間委託｜内閣府

足立区、戸籍業務の民間委託を一部見直し　偽造請負指摘で｜日本経済新聞

 

 

 

高知県高知市

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高知県高知市は、住民基本台帳・印鑑・戸籍システムの導入や、地域窓口センターの再編などに伴い、郵送や窓口の業務を株式会社パソナに委託しました。民間ノウハウの導入によるサービス品質の向上を目的として、戸籍謄抄本や住民票（写し）の郵送や窓口での交付を委託したとしています。

 

結果として、自治体職員の負担軽減とサービス品質の向上に効果が見られました。また、民間業者であるため、体調不良者が出ても代理スタッフの手配がしやすく、安定したサービス提供が可能となった点も委託した効果だとしています。臨時職員を減らしコスト削減も実現できており、職員負担・サービス品質・コスト全ての面で効果があったようです。

 

出典：郵送及び窓口業務の アウトソーシングについて｜高知市中央窓口センター

 

 

 

 

自治体が民間委託するときに注意すべきこと

 

 

民間企業に業務代行を依頼する際は、慎重に会社選びをしましょう。国民の情報を預けるからこそ、セキュリティやサービス品質などは非常に重要です。以下では、民間委託するときに注意すべきポイントを3つ紹介します。

 

 

セキュリティ

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個人情報や企業情報などを扱うため、セキュリティ対策は必ず確認してください。セキュリティ対策に関して、ホームページで詳しく紹介している企業が安心です。監視カメラや会社の入退館管理、携帯電話の持ち込みなど、さまざまなリスク対策を行っている会社であれば、不安なく依頼できます。

 

また、プライバシーマークやISO27001といったセキュリティ関連の資格を取得しているかも、重要な判断ポイントです。社員教育や環境整備を徹底して、情報漏洩や紛失のリスクを極限まで抑えている企業を選びましょう。

 

 

 

 

品質

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自治体の業務を委託するので、低品質だと大きなトラブルに発展しかねません。例えば、検診予約の住所入力を間違えた場合、別の人に自治体からの文書を発送してしまい、個人情報が流出する可能性があります。税金に関する問い合わせで誤った情報を伝えれば、納税や申告などにもミスが生じ、問い合わせた住民が不利益を被るかもしれません。

 

専門的な知識とスキルを持った人材がいるか、教育制度はしっかりとしているかなど、サービス品質に関する確認も徹底しましょう。例えばデータ入力であれば「認識精度」や「入力体制」などで品質の高さを比較・確認できます。

 

 

 

 

実績

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自治体業務の代行実績がある会社は、ノウハウがあり高品質なサービスを提供してくれる可能性が高いといえます。公式ホームページで、自治体や公的機関からの依頼実績があるかどうかを必ず確認しておきましょう。

 

実績数が多くても、一般企業の依頼ばかりだと、自治体の業務に慣れていない可能性があります。できるかぎり自治体からの依頼実績がある会社を選ぶようにしてください。

 

 

 

 

 

 

自治体向け民間委託サービス4選

 

 

自治体向け民間委託サービスを提供している企業は数多くあります。以下では、特におすすめの企業4社を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

 

 

データセレクト

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弊社データセレクトでは、自治体向けの民間委託サービスを提供しております。これまでにも官公庁や自治体と多数の取引実績があり、ノウハウのある専門スタッフが多数在籍しているので、ニーズに沿った高品質なサービスを提供できるのが弊社の強みです。

 

サービスの対応範囲も幅広く、コールセンター・データ入力・作業および発送代行・アンケート調査集計など、さまざまな業務の代行が可能です。ご依頼の量に関わらず、柔軟に対応いたします。

 

セキュリティ対策として、監視カメラや入退館管理システムを導入するとともに、携帯電話の持ち込み制限やサイバーセキュリティ対策を徹底しております。プライバシーマークとISO27001を取得しており、社員教育も行っておりますので、さまざまなリスクを抑えた環境で作業を実施しています。お客様のニーズに合わせて最適なサービスをご提案しますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

 

データセレクトの官公庁・自治体受託実績

 

 

 

 

アイティフォー

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株式会社アイティフォーは、小売業・金融機関・公共機関などに向けてITソリューションを提供している企業です。自治体向けサービスとしては滞納管理、催促システムやキャッシュレス決済システムなどの提供、人材の提供を行っており、コスト削減や業務効率化を実現できるのが魅力です。

 

出典：自治体向けBPOサービス（民間委託サービス）｜株式会社アイティフォー

 

 

 

 

エーエスピー

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株式会社エーエスピーは、カード宣伝・イベント・店頭販売などのサービスにおいて人材派遣を行っている企業です。自治体向けにも人材派遣サービスを展開しており、主に窓口業務や文書発送業務などで代行実績があります。人材派遣会社ならではの人材教育システムにより、レベルの高いスタッフが多数在籍しているのが強みです。プライバシーマークを取得しており、セキュリティ面も安心して依頼できます。

 

出典：行政・自治体向けアウトソーシング｜株式会社エーエスピー

 

 

 

 

ケー･デー･シー

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株式会社ケー･デー･シーは、システム開発や情報処理、人材派遣など幅広いサービスを提供している企業です。自治体向けでは、窓口業務代行サービスを行っています。郵送業務やデータ入力などバックオフィス業務であれば柔軟に対応してもらえるのが魅力です。マニュアル作成によって品質維持を図るとともに、社員教育を徹底してセキュリティ対策にも力を入れています。時期にあわせて派遣人数の調整もできるので、コスト削減がしやすい点も魅力です。

 

出典：「窓口業務委託」おまかせください！｜株式会社ケー･デー･シー

 

 

 

 

 

まとめ

 

 

人材不足や業務負担の増加に悩んでいる自治体は、民間委託サービスの利用を検討することをおすすめします。職員の負担が軽減できるのはもちろん、コスト削減やサービス品質の向上にも役立ちます。

 

民間委託サービスの利用を検討されている方は、ぜひ弊社データセレクトにお問い合わせください。サービス品質の高さ・対応業務の幅広さ・セキュリティ対策などにおいて、こだわりをもって業務を行います。

 

コールセンター・データ入力・郵送物の発送代行・印刷物製作など、どんなご依頼でも構いません。何をどのように依頼すべきかお悩みの方には、担当者から最適なサービスをご提案しますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

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