人手不足や業務量の増加に伴い、窓口対応や申請対応などが処理しきれない自治体は多くあります。業務を処理しきれないとお困りの場合は、アウトソーシングを利用するのがおすすめです。

 

アウトソーシングとは、民間企業に対して業務上の決定権を全て任せることです。どのように業務を進めるか全て任せられる点が魅力で、アウトソーシングを利用する自治体は年々増加しています。ただし、行政の仕事を任せるにあたっては、さまざまな注意点もあります。

 

本記事では、自治体がアウトソーシングをする場合について、依頼できる業務や、おすすめのアウトソーシング会社などを解説します。業務負担の増加や人材不足などにお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

 

 

アウトソーシングできる自治体業務とは？

 

 

アウトソーシングできる自治体業務には、窓口業務や検診業務などさまざまな種類があります。以下では、自治体がアウトソーシングできる業務4つを紹介します。

 

 

窓口業務

---

自治体業務のアウトソーシングでも多いのが、窓口業務の依頼です。各種証明書や国民健康保険、児童手当、国民年金、税務関連などさまざまな窓口業務に対応しています。対面でのサービスはもちろん、コールセンターを設置して電話対応を行ってもらうことも可能です。

 

昨今は新型コロナウイルスの影響もあり、ワクチンの窓口対応業務が劇的に増加しました。人手不足が深刻化する状況で職員の業務量が増えたため、窓口対応が適切に行えず、手続きをするだけで何時間も待ったという方も少なくありません。窓口業務をアウトソーシングすれば、職員の負担を軽減できるのはもちろん、人員拡充や民間ノウハウの活用などによるサービス品質の向上も期待できます。

 

 

 

 

支援金関業務

---

支援金関連業務のアウトソーシングも可能です。現在、物価高騰や新型コロナウイルスなどの影響により、各自治体が緊急の補助金・助成金受付を進めています。通常の業務を行いつつ、大量の補助金・助成金申請を処理せねばならず、負担が増えている自治体職員も珍しくありません。

 

アウトソーシング会社は、支援金関連の窓口対応や電話対応はもちろん、Web申請の処理や紙書類のデータ化、郵送物の発行などさまざまな業務に対応しています。支援金業務をアウトソーシングすれば、審査期間を短縮して、より早期に支援金を支給できるようになります。

 

 

 

 

調査業務

---

自治体が行う調査業務も、アウトソーシングができる業務のひとつです。消費動向や定期検診状況の集計、行政サービスの満足度アンケートなど各種調査に対応しています。調査業務の代行では、調査方法の策定・設問の作成・郵送物の発送・電話対応・調査結果集計などをワンストップで依頼できる場合もあります。

 

また、アウトソーシング会社によっては調査結果の分析レポートを提出してくれる場合もあります。調査の目的にあわせて最適な方法で分析してくれるので、調査結果が活用しやすくなるのもアウトソーシングの魅力です。

 

 

 

 

健診業務

---

特定健診やがん検診といった検診関連の業務も、民間業者にアウトソーシング可能です。少子高齢化に伴い高齢者の医療費が増加しているのを受け、定期検診を推奨している自治体も多くなっています。しかし、特定の時期に健康診断を実施すると、瞬間的に対応業務が激増してしまうため、自治体職員のみでは対応が困難になってしまうケースが少なくありません。

 

電話対応や医療機関との連携業務、郵送物の作成や発行といった検診関連の業務をアウトソーシングすれば、特定の時期のみ業務量が増えても適切に対応ができます。新たに職員を採用しなくて済むので、コスト削減にも繋がります。

 

 

 

 

自治体業務のアウトソーシングのメリット

 

 

自治体が業務をアウトソーシングすれば、コストや職員負担などの面でメリットがあります。以下では、自治体のアウトソーシングのメリットを3つのポイントにわけて紹介します。

 

 

コスト削減

---

自治体が業務をアウトソーシングすると、コスト削減が期待できます。人手不足が発生した際、数名の職員を採用すると、人件費が増加するのはもちろん、教育のためのコストもかかります。教育には数か月〜半年程度はかかるので、既存職員の負担が増加してしまうかもしれません。

 

しかし、業務をアウトソーシングしてしまえば、すでに教育を受けており、即戦力となるスタッフに仕事を依頼できます。教育コストがかからないのはもちろん、時期ごとに最適な人数で依頼できるので、閑散期に無駄な人件費が発生することもありません。また、専門業者ならではのノウハウによって業務効率化も期待でき、結果として人件費の削減が実現できます。

 

 

 

 

人手不足解消

---

人手不足が解消できるのも、自治体が業務をアウトソーシングするメリットです。昨今は少子高齢化と人口減少によって、人手不足が深刻化している自治体も多くあります。人手不足が深刻な自治体では、窓口対応に大幅な遅れが生じていたり、郵送物の発送が遅延していたりするトラブルが発生しています。

 

アウトソーシングサービスを利用すれば、新たに職員を採用せず、人手不足を解消できます。職員の負担が軽減するのはもちろん、余裕をもって業務を進められるので、サービス品質を向上できるのもメリットです。

 

 

 

 

専門知識の活用

---

アウトソーシングサービスを提供している企業は、さまざまな自治体における業務に最適なノウハウがあります。専門知識を活用して、効率よく業務を進められます。

 

具体的には、ミスを減らすためのチェック体制・マニュアル作成ノウハウ・各種申請処理のシステム化など、アウトソーシング会社ごとにさまざまなノウハウを持っています。業務効率を高めて、より少ない負担で高レベルなサービスを提供できるようになるのがアウトソーシングサービスを利用するメリットです。

 

 

 

 

自治体業務のアウトソーシング先の選び方

 

 

さまざまなメリットのあるアウトソーシングサービスですが、自治体の業務を依頼するうえでは、慎重な業者選びが求められます。以下では、自治体のアウトソーシング先の選び方について3つのポイントを紹介しますので、これから依頼を検討している方はご覧ください。

 

 

実績

---

重要なのは、自治体業務をアウトソーシングしてきた実績です。例えば「5,000社との取引実績がある」としているアウトソーシング会社でも、自治体との取引実績がかなり少ない場合があります。自治体との取引実績がなければ、申請業務や窓口業務などに関するノウハウがあまりない可能性は高いといえます。

 

自治体の業務は、一般企業とは異なる知識が必要になります。各種制度への理解や、行政手続きの流れなどです。専門的な知識とノウハウが必要になるため、自治体との取引実績が豊富なアウトソーシング会社に依頼しましょう。

 

 

 

 

依頼可能な業務内容

---

依頼可能な業務内容が幅広いかどうかも、アウトソーシング会社を選ぶ際のポイントです。依頼可能な業務内容が少ない場合、新たな依頼をしたいと思っても、また別のアウトソーシング先を探さなくてはならなくなります。

 

自治体業務には、電話対応、申請処理、書類のデータ化、郵送物の作成・発送、医療機関や行政機関との連携などさまざまな仕事があります。依頼可能な業務内容が幅広いアウトソーシング会社に依頼をすれば、さまざまな業務を依頼でき、新たに依頼したい業務が出てきた場合でも、すぐに対応してもらえるでしょう。

 

 

 

 

セキュリティ

---

自治体業務では重要な個人情報を扱うので、アウトソーシングを依頼する場合、セキュリティ対策を徹底しているかどうかが非常に大切です。セキュリティ対策が甘い場合、個人情報の紛失・漏洩リスクが高まります。

 

具体的には、入退館管理システムや監視カメラなどを導入しているアウトソーシング会社を選ぶのがおすすめです。携帯電話持ち込みの管理や、セキュリティに関する社員教育、プライバシーマーク・ISO27001の取得状況なども、セキュリティ対策を徹底しているか判断するうえで重要なポイントになります。

 

 

 

 

自治体業務のアウトソーシング会社4選

 

 

自治体業務のアウトソーシングに対応している会社は数多くあります。以下では、おすすめのアウトソーシング会社を4社紹介しますので、依頼先を選ぶ際の参考にしてください。

 

 

データセレクト

---

弊社データセレクトでは、自治体業務のアウトソーシングに対応しています。コールセンター・紙書類のスキャン・書類の文字データ化・アンケート集計・検針業務代行など、さまざまな業務に対応可能です。

 

これまで、内閣府や文部科学省、日本年金機構や健康保険組合などからアウトソーシングのご依頼を頂いてきました。官公庁や自治体での業務実績において培ったノウハウがありますので、自治体ごとに最適なサービスをご提供することが可能です。

 

なお、弊社では営業所に監視カメラおよび入退館管理システムを導入しております。携帯電話の持ち込み制限・通信セキュリティ対策・サーバー攻撃対策・社員教育・プライバシーマークおよびISO27001の取得など、さまざまなセキュリティ対策を実施しておりますので、情報漏洩が心配な方でも安心してご依頼ください。

 

データセレクトの官公庁・自治体の受託実績

 

 

 

 

エスプールグローカル

---

株式会社エスプールグローカルは、自治体や民間企業、農家などに向けてアウトソーシングサービスを提供している企業です。自治体向けサービスでは、窓口対応・証明書交付・税金未納者への督促・検診予約受付などさまざまな業務を依頼できます。SNS運用や動画作成の代行も行っているので、自治体のSNSアカウントを活用できず困っている場合にはおすすめです。

 

出典：自治体向けアウトソーシング｜エスプールグローカル

 

 

 

 

アイ・エヌ・ジー・ドットコム

---

株式会社アイ・エヌ・ジー・ドットコムは、主にコールセンターの代行業務を行っている企業です。自治体向けサービスにおいても、コールセンター代行を中心として、さまざまな業務を代行しています。粗大ゴミ収集予約・水道局受付・検診予約など各種電話対応を依頼することが可能です。窓口対応や検診勧奨なども依頼できるので、電話業務をメインで依頼したい自治体にはおすすめできます。

 

出典：官公庁・自治体アウトソーシング｜アイ・エヌ・ジー・ドットコム

 

 

 

 

まとめ

 

 

業務負担が増えているのに適切な対策をしなかった場合、職員が業務量や残業の多さに疲弊し、トラブルや離職者が増加するリスクがあります。本記事で紹介したアウトソーシングサービスを活用して、コスト削減・業務負担軽減・サービス品質向上などをしていきましょう。

 

アウトソーシング会社を探している自治体担当者の方は、ぜひ弊社データセレクトにお問い合わせください。自治体での業務経験で培ったノウハウと、対応業務の幅広さを活かして、ニーズに沿った高品質なサービスをご提供します。まだ具体的な依頼内容が固まっていない場合でも、担当者からサービスについてご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

 

データセレクトの自治体業務アウトソーシングに関するお問い合わせはこちら