こんにちは。
データセレクト東京支店　営業　大井です。

毎回、多様な案件が舞い込んでくるデータセレクト。
お客様は、多かれ少なかれ、

「新しいプロジェクト、どう行っていいものか…」

「自社では人手もノウハウも、場所もない！」

「他社に頼んでいたけど、もっと効率よくできないか」

など、様々なお悩みを抱えています。そんな中でも「コスト削減」は必須課題。
私たちも、あの手この手でお客様のご意向に添うようご提案しています。

その一例をご紹介しましょう。

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アンケート作成から発送作業まで
経費の無駄を徹底的になくすには？

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【index】
1. 事例概要
1-1. 社会的信用のための、社員アンケート
1-2. 成功へ導く3つのポイント

2. コスト削減の具体的内容
2-1.　まずは予算をお聞きします
2-2.　コスト削減ポイント1　アンケート作成
2-3.　コスト削減ポイント2　発送
2-4.　コスト削減ポイント3　回収、データ入力、集計　

3. そもそも代行業者はアリか、ナシか？
3-1.　面倒な作業、専門的作業の発生
3-2.　ワンストップサービスならではのコスト削減術

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1. 事例概要

1-1. 社会的信用のための、社員アンケート

 

お客様は、社員15,000人を抱える大手企業様。
どの社員も顧客と直に接するBtoCの会社です。

それゆえ、顧客と交わす一つひとつの対応が、社の信用度や業績にダイレクトに反映されるシビアな現場。コンプライアンスは元より、専門知識に対する社員教育の徹底が求められます。

今回のご依頼は、全社員に業務に関する知識についてアンケートで答えてもらい、その認知度をはかるというもの。
社員の理解度を明確にすることで、今後の社員教育や、その先にある社会的信用の獲得を目指します。

 

1-2. 成功へ導く3つのポイント

 

○15,000人分ものアンケートを130箇所の事業所へ人数分、間違いなく発送する。

○回収した後、入力、さらに集計して分析に使えるデータにまとめる。

○直接顧客に触れない業務だからこそ、コストダウンが望ましい。

 

特に最後のコストダウンについては、弊社の腕の見せ所。
個々の作業を検討し、最適な方法をご提案することで経費削減が可能になります。
次からは、詳しくその内容を見ていきましょう。

 

2. コスト削減の具体的内容

2-1. まずは予算をお聞きします

 

「発送から集計まで、この予算でやってほしい」。

よりよい業務、よりよい効果を望むのは誰しも同じですが、予算に限りがあることがほとんど。
上記のように、予算ありきでご相談を受けるお客様も多く、どこまでの完成度でよしとするか、また、どの経費を削っていくか、その兼ね合いは悩ましいところです。

状況にもよりますが、弊社には、細かく検討することで予算内で最大限の仕事ができる環境やノウハウがそろっています。

今回のお客様にも、まず予算をお聞きして、そこから検討作業に入りました。

 

2-2. コスト削減ポイント1　アンケート作成

 

アンケート作りの段階から、コスト削減のポイントは満載。

大きな目標は、ズバリ「ページを減らす工夫」です。

アンケートが1枚か2枚かでは、1人分なら微々たるものでも、15,000人分ともなれば、かなりの枚数になります。
印刷する紙も倍ならば、発送代も重くなる分、増額に。
さらに細かく言えば、1枚目と2枚目をセットする手間、1セットずつとじる手間、これらすべてに作業が発送するため、時間もお金もかかります。

ですから、いかに聴き取りたいことを網羅しつつ、コンパクトにまとめるか。
また、答えやすさや見やすさにも気を配り、答える側の社員にも配慮すれば、社員の貴重な時間を奪いません。

 

2-3. コスト削減ポイント2　発送

 

こうして完成したアンケートを、130箇所の事業所に各々の社員分を封入して発送します。

返信用封筒も同封し、間違いなく封入、封かん。そして発送となるわけですが、発送方法も検討すべき大きなポイント。

なぜなら、発送方法は多様化しており、各々にメリット・デメリットが存在する　からです。

ここでは、簡単にその良し悪しをご紹介します。

 

○ヤマトメール便
＜メリット＞　
・安い
・A4サイズまで、厚さは2cm、1キロまで、固定料金
・配達確認できる
・分割で投函する場合でも料金に変更なし
＜デメリット＞
・郵便やゆうメールに比べ配達の精度は落ちる
・重さは1kgまでと制限がある

 

＜メリット＞　
・郵便局員が配達
・転居など転送がきき、届く率が高い
・1kgより重い物も配達可能
・県内に限定すると安い
＜デメリット＞
・分割で投函する場合はコストが割高になる
・還付先の企業名を入れる必要がある
・事前申請に若干日にちがかかる
・重さによって、単価が変わる

 

○郵便
＜メリット＞　
・配達精度は最も高く信頼感がある
・定形郵便物の広告郵便は、各メール便より安い
＜デメリット＞
・配達料金の立替が必要
・配達状況の確認はできない
・重さによって、単価が変わる

 

○配達便
＜メリット＞　
・重い物も配達できる
・到着日の設定ができ、配達までの期間が短い
・配達状況の確認ができる
・不在表が入り、受取の確認が出来る
＜デメリット＞
・割高である
→ですが、弊社はかなりお値打ちにできます。
・顧客データを送り状データに変換する必要がある
→ですが、弊社で対応が可能なので、問題ありません。

 

いかがですか。なかなか想像がつきにくいでしょうし、「じゃあ、自社の案件はどれが最適なの？」と思われるでしょう。
その辺りももちろんご提案します。
案件の規模や配送エリア、重さや形式などによって、ベストな選択はまちまちですので、内容を熟知した代行のプロに任せれば安心です。

 

2-4. コスト削減ポイント3　回収、データ入力、集計

 

さて、無事、発送された社員アンケートは、各社員が記入した後、順次データセレクトへ返送。その後、データ入力を行い、集計業務を経て、グラフ化されるなど、使えるデータに作成されます。

実は、ここでもコスト削減が可能。

例えば、入力データの校正を1回にするのか、2回にするのか。集計データのグラフ化を簡易的なものにするのか、さらに分析しやすく見栄えよく仕上げるのかなども、予算に合わせて最適な方法をご提案します。

もちろん、より良いデータ、美しい分析結果に越したことはないのですが、最低限の精度と万全のセキュリティを確保しつつ、予算も考慮することで、無駄を省くことができるのです。

 

3. そもそも代行業者はアリか、ナシか？

3-1.面倒な作業、専門的作業の発生

いかがでしょうか。
「そうは言っても、自社で手を動かした方が代行業者より費用はかからないし…」そんな声も聞こえてきそうですよね。

ですが、通常業務とは違う作業を自社の社員に強いると、慣れない作業に時間がかかったり、資材をそろえるのに一苦労したりと効率が悪く、結果、無駄を招くことに。

特に発送準備作業などは、熟練のスタッフが流れ作業で行うからこそ時間短縮、コストカットが可能になる場合も多々あります。

また、ちょっとしたアイデアや専門知識は、多くの実績があるデータセレクトのような代行業者だから持ち得る秘策。
結果的に代行業者に頼む方が、事業の完成度を高めると共に、コスト削減になる場合が多いと言えます。

 

3-2.ワンストップサービスならではのコスト削減術

さらに、弊社の強みでもある「ワンストップサービス」も、コスト削減の重要ポイントです。
集計を見越したアンケート作成にはじまり、発送作業、回収、データ入力、集計分析と、常に細切れでなく俯瞰から全体を見つつプロジェクトを遂行するため、無駄を省いた連携プレーが可能に。
結果として、スピーディかつ、リーズナブルに作業を進めることができるのです。

このように、アイデアとノウハウと環境が整った代行業者を上手く使えば、様々な仕事のコストカットも夢ではありませんね。

 

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