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「信書」って何?改めて知りたい基本の知識

DM発送代行2020.02.13 [Thu]

 

 

こんにちは。
データセレクト加藤涼平です。

 

 

日々、多くの発送物を扱う中で、「できるだけ安く」「とにかく早く」「大切な商品だから慎重に」など、

お客様は色々なご要望をお持ちです。

 

例えば発送方法も、日本郵便、ヤマト運輸、佐川急便など選べますし、大きさや内容によっても様々な送り方や規定が。
一個の荷物を送るならまだしも、数千個の発送ともなれば、一番いい方法を選ぶために慎重になりますよね。

 

そのため、お客様も勉強されていて「送料をおさえてDM便で送りたいんだけど」とご相談を受けることも多々あります。

 

ですが、実は送れない場合もあるのです

 

 

そう、それが「信書(しんしょ)」

 

 

信書は、規定以外の方法で送ると、罰せられることもあるので注意が必要です。

 

この認識は、まだまだ知らないお客様も多く、

「えっ、そもそも信書って何?」という方も多々いらっしゃいます。

 

そこで今回は、どんな時に信書を送るのか、その送り方もご説明いたします。

 

 

 

 

 

1. 信書って何?

 

 

 

1-1. 信書の定義


 

 

信書については、郵便法、信書便法でその定義が決められています。

それによると…、

 

 

【信書】とは、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」とあります。

 

 

細かく見ていきましょう。

 

 

【特定の受取人】とは、
差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者

 

 

【差出人の意思を表示し、又は事実を通知する】とは、
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こり、もしくは存在する事柄等の事実を伝えること

 

 

そして【文書】とは、
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のこと

 

 

※ちなみに、電磁的記録物は信書ではありません。
電磁的記録物とは、例えば、CD、DVD、USBメモリ等の電子データ。そこに記載された情報が人の知覚によって認識することができないものであり、「文書」とはならないため、信書に該当しない。

 

となります。

 

うーん、そう言われても、なんだかよくわからないですよね。
ということで、次に具体的な分類をまとめてみました。

 

 

 

 

1-2. 該当するもの、しないもの


 

 

– 信書に該当する文書

 

○書状

 

○請求書の類
 納品書、領収書、見積書、申込書、契約書など

 

○会議招集通知の類
 結婚式等の招待状、業務を報告する文書

 

○許可書の類
 免許証、認定書、表彰状など(カード形状の資格認定書も含む)

 

○証明書の類
 印鑑証明書、健康保険証、履歴書、健康診断結果通知書など

 

○ダイレクトメール
 ・文書自体に受取人が記載されている文書
 ・商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書

 

 

 

– 信書に該当しない文書

 

○書籍の類
 新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスターなど

 

○カタログ

 

○小切手の類
 手形、株券、為替証書など

 

○プリペイドカードの類
 商品券、図書券、プリントアウトした電子チケットなど

 

○乗車券の類
 航空券、定期券、入場券など

 

○クレジットカードの類
 キャッシュカード、ローンカードなど
 

○会員カードの類
 入会証、ポイントカード、マイレージカードなど

 

○ダイレクトメール
 ・専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
  ・専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの

○その他
 説明書の類(市販の食品・医薬品・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書など)、名刺、パスポート、振込用紙、ナンバープレートなど

 

 

 

 

1-3. 信書かどうか、迷ったら…


 

 

なんとなくイメージできたでしょうか。

 

 

上記の違いは、大まかに言うと「封を開けたその中身に、名前が記載されているかどうか」

 

 

ですから、不特定多数に送るカタログやイベント告知、サンプルの送付等は信書ではありません。
ただ、中身に「○○様へ」などと宛名が書いてあるものは、送り主が特定されるので信書です。

 

と思えば、通信販売などの商品に同梱される納品書は、特例として、信書であっても、本来は発送できない宅配便などで送ることが可能。

 

なかなか素人目にはわかりにくいのも事実です。

 

 

「これって信書なのかな?」と迷ったら、発送業者に聞くのももちろんですが、発送代行業者にご相談されるのも得策。
その道のプロなわけですから、信書かどうか見極めつつ、様々な発送業者を比較して最適な方法をご提案できるのです。

 

 

 

 

 

 

 

2. 信書の送り方

 

 

 

2-1. 日本郵便で送る


 

 

では一般的な信書の送り方をご紹介しましょう。

 

 

まずは日本郵便。これには4つの方法があります。

 

●定形郵便
一般的な普通郵便と呼ばれるもの。全国一律82円または92円。 
(重量50g以内、縦23.5cm、横12cm、高さ1cmまで)

 

●定形外郵便物
定形郵便のサイズを超えたもの。全国一律120円~。

 

●レターパック
郵便局が発行している封筒。これに送りたい書類等を入れてポストに入れるか郵便局へ持ち込む。レターパックライト、レターパックプラスの2種類あり(どちらもA4サイズ、4kg以内)。
レターパックライト…全国一律360円、厚さ3cmまで、郵便受けに投函、
レターパックプラス…全国一律510円、厚さ無制限、集荷あり、対面配達、速達並みの速さ

こちらは追跡サービスがあったり、日曜祝日にも配達されたりと、サービスも手厚く充実しています。
商品やサンプル発送、請求書や契約書の発送にも向いていますね。

 

●スマートレター
郵便局が発行している封筒。取扱はレターパックとほぼ同様。全国一律180円。サイズがレターパックの半分の大きさ(A5サイズ、1kg以下、厚さ2cmまで)
※追跡サービスなし

比較的小さなものの発送に向いていますが、貴重品や現金は送れませんので注意が必要です。

 

送るものの大きさや重さ、予算によって上手に使い分けましょう。

 

 

 

 

2-2. その他の宅配業者で送る


 

 

日本郵便以外にも、宅配業者で信書を送れるものもあります。
代表的なものが、佐川急便の「飛脚特定信書便」で、そのサイズは2種類です。

 

●飛脚特定信書便
・1号サイズ 長さ、幅及び厚さの合計が90㎝を超え160㎝以内、または重量が4㎏を超え30㎏以内の荷物が対象。

・3号サイズ 3辺の合計が160㎝以内、重量30㎏以内。

料金は1,080円~。北海道から沖縄まで翌日配達が可能。大きな荷物を送る際に便利。料金が高めではあります。

 

 

 

 

2-3. 信書を送ることができない発送方法


 

 

ちなみに、ヤマト運輸の「ヤマトDM便」は、信書を送れないので注意が必要です

日本郵便でも、「ゆうパック」「ゆうメール」「ゆうパケット」「クリックポスト」などは信書不可ですので、こちらもご注意ください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. まとめ

 

 

いかがでしたか?
ちょっとややこしい信書の取り扱い。
安く早くはもちろんですが、法に引っかかりペナルティを受けては元も子もありません。
この送り方でいいのだろうかと迷ったら、まずはデータセレクトにご相談ください

 

発送物の封入・封かん等の作業はもちろん、データ入力や宛名ラベル作成のプロも揃っていますから、様々な業務の代行も可能ですよ。

 

 

 

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